کرونا: چرا باید همین الان اقدام کنیم؟

نویسندگان میهمان: علی زواشکیانی، محمدرضا بحرینیان

رفته‌رفته بحث دورکاری سازمان‌ها برای کوتاه یا حتی بلندمدت در فضای جامعه مطرح می‌شود و مدیران نیز به ناچار باید دربارۀ سازوکارهای مدیریتی سازمان خود و پیشبرد پروژه‌ها تصمیم‌های سختی بگیرند.

خوشبختانه در دورانی به سر می‌بریم که انبوهی از اپلیکیشن‌ها و سرویس‌های آنلاین می‌توانند بخشی از این نیازها را پوشش دهند و استارتاپ‌هایی در حال کار هستند که با خدمات خود می‌توانند بخشی از نیازهای سازمان‌ها را برطرف کنند. پیش‌تر نوشتاری در خصوص راهنمای دورکاری برای سازمان‌ها منتشر کردیم و برخی از اصول دورکاری را شرح دادیم.

در این نوشتار نیز تعدادی از اپلیکیشن‌ها و سرویس‌هایی را معرفی می‌کنیم که برای دورکاری سازمان‌ها و تیم‌ها مناسب هستند. سعی شده است ابزارهایی معرفی شوند که کار با آن‌ها ساده است و به تخصص چندانی نیاز ندارند. برای انتخاب این اپلیکیشن‌ها و وبسایت‌ها با حدود بیست نفر از مدیران استارتاپی، فریلنسرها و متخصصان فناوری اطلاعات همفکری شده است. این ابزارها در سه دستۀ برگزاری جلسات، مدیریت پروژه‌ها و مدیریت داده‌ها معرفی می‌شوند.

1- برگزاری جلسات مجازی

1.1. اسکایپ (Skype.com)

اسکایپ یکی از محبوب‌ترین و پراستفاده‌ترین اپلیکیشن‌ها برای مدیریت ارتباطات مجازی و برگزاری جلسات در جهان است. نرم‌افزار این سرویس هم روی موبایل و هم کامپیوتر به‌راحتی نصب و راه‌اندازی می‌شود و در نسخۀ رایگان آن نیز تا چندین نفر می‌توانند هم‌زمان صحبت کنند یا ارتباط تصویری داشته باشند. در این برنامه می‌توانید صفحه‌نمایش خود را برای همۀ شرکت‌کنندگان پخش کنید و لذا می‌توانید اسلایدها یا سایر محتواها را از روی نمایشگر خود به حاضران در جلسه نشان دهید.

2.1. اسکای‌روم (Skyroom.online)

اسکای‌روم یک پلفترم ایرانی است که سرویس اصلی آن برگزار کلاس درس و وبینار به‌صورت آنلاین است؛ اما در کنار آن امکان برگزاری جلسات به‌صورت وب‌کنفرانس نیز مقدور است. مزیت اسکای‌روم این است که خدماتش با توضیحات کامل به زبان فارسی ارائه شده است و برگزاری جلسات تا سقف ده نفر در سرویس رایگان آن مقدور است. همچنین چون یک پلتفرم ایرانی است، اگر از آن راضی بودید برای خریدن سرویس‌های پولی آن مشکلی نخواهید داشت.

1. زوم (zoom.us)

یکی دیگر از سرویس‌های محبوب در ایران و جهان برای بارگزاری جلسات مجازی اپلیکشین زوم است. در این برنامه تا چندین نفر هم‌زمان می‌توانند صحبت کنند. البته نسخۀ رایگان آن محدودیت‌هایی دارد، مثلاً طول هر جلسه می‌تواند حداکثر چهل دقیقه باشد. بااین‌حال، به‌سبب کیفیت بالای صدا و تصویر از نسخۀ رایگان آن نیز خیلی استقبال می‌شود.

2. مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها

1.2. ترلو (Trello)

نرم‌افزار ترلو هم در بین مدیران ایرانی و هم در بسیاری از شرکت‌های جهان نرم‌افزاری خوب در زمینۀ مدیریت پروژه‌ها محسوب می‌شود. در این نرم‌افزار می‌توان فعالیت‌های مختلف با زمان‌بندی و اولویت‌بندی را به افراد گوناگون تفویض کرد و همه در جریان میزان پیشبرد کار قرار بگیرند و برای هر پروژه یا فعالیتی امکان گذاشتن پیام و همچنین بارگذاری مستندات و فایل‌ها وجود دارد. در نگاه اول ممکن است این نرم‌افزار کمی پیچیدگی داشته باشد، اما با کمی صرف وقت اعضای تیم به‌راحتی با فضا و امکانات آن مأنوس می‌شوند.

2.2. تسکولو (Taskulu.com)

تسکولو یک اپلیکیشن کامل و موفق ایرانی برای مدیریت آنلاین پروژه‌هاست. این اپلیکیشن به‌خوبی از زبان فارسی حمایت می‌کند و خدمات متنوعی همچون زمان‌بندی و تفویض وظایف به افراد، امکان گفت‌وگو و بارگذاری مستندات را نیز دارد. ضمن اینکه در صورت علاقه به‌راحتی می‌توان خدمات پولی آن را در ایران خریداری کرد.

3. مدیریت داده‌ها و اطلاعات

1.3. دراپ‌باکس (Dropbox.com)

کماکان یکی از محبوب‌ترین و پرکاربردترین بسترهای به‌اشتراک‌گذاری و مدیریت مستندات و اطلاعات سازمان‌ها دراپ‌باکس است. دراپ‌باکس یک فضای ابری در فضای اینترنت به شما می‌دهد که می‌توانید انواع فایل‌های سازمان خود را در آن قرار دهید و افراد مختلف توسط کامپیوتر یا گوشی‌های خود به آن دسترسی داشته باشند و بسته به میزان اختیاری که شما تعریف می‌کنید، بتوانند فایل‌ها را ببینند یا تغییری در آن‌ها ایجاد کنند. در نسخۀ رایگان دراپ‌باکس هر فرد تا 2 گیگابایت اطلاعات را می‌تواند ذخیره کند و به اشتراک بگذارد.

2.3. گوگل‌داکز و گوگل‌درایو (docs.google.com)

به علت اینکه اکثر مستندات شرکت‌ها و سازمان‌ها در بستر نرم‌افزارهای آفیس تدوین و استفاده می‌شوند، گوگل‌داکز یکی دیگر از بسترهای آنلاین محبوب شرکت‌ها و سازمان‌ها برای به‌اشتراک‌گذاری اطلاعاتی است که به‌صورت متن، فرم یا اسلاید تهیه شده‌اند. یکی دیگر از مزیت‌های گوگل‌داکز و گوگل‌درایو داشتن امکان ویرایش فایل‌ها از طریق خود نرم‌افزار تحت وب است. همچنین این بسترها از فرمت‌های متعددی پشتیبانی می‌کنند.

3.3. فضاهای ابری ایرانی

در سال‌های اخیر تعدادی از شرکت‌ها و استارتاپ‌های ایرانی نیز برای ارائۀ خدمات ابری به سازمان‌ها شکل گرفته‌اند. ابرآروان (arvancloud.com)، ابرینو (abrino.ir) و باکسارا (boxara.ir) از جمله بسترهای ابری هستند که در فضای وب به شرکت‌ها و سازمان‌ها فضایی مجازی اختصاص می‌دهند تا داده‌ها و اطلاعات را در آنجا ذخیره و همرسانی کنند.